L’Ufficio Notarile dell’Ambasciata è deputato a ricevere gli atti tra vivi e quelli di ultima volontà, a curare il loro deposito ed a rilasciarne copie ed estratti.
Il servizio notarile è sempre dovuto ai cittadini italiani che si trovino all'estero in via permanente o temporanea.
Lo stesso servizio è invece facoltativo allorché:
siano parti dell'atto contemporaneamente cittadini italiani e stranieri;
siano parti dell'atto esclusivamente cittadini stranieri;
sia previsto da accordi internazionali;
l'atto debba essere fatto valere in Italia.
Il cittadino italiano all'estero può, in alternativa, formalizzare l'atto presso un pubblico notaio ufficialmente accreditato nel Paese di residenza. Successivamente, se il Paese ha aderito alla Convenzione dell'Aja del 1961 per l'abolizione della legalizzazione, deve provvedere a far apporre sul documento l’«apostille» da parte del'Autorità preposta nel Paese di residenza. Se il paese non ha aderito alla Convenzione suddetta, dovrà far legalizzare la firma del notaio a cura delle autorità consolari italiane.

N.B. Una differenza sostanziale tra il notaio in Italia e l'Autorità consolare è che quest’ultima deve limitare il suo consiglio, se richiesto, al campo giuridico, con speciale riguardo alla validità degli atti che le si domanda di ricevere. La sua assistenza deve limitarsi alla legalità degli atti e NON alla loro utilità economica.

I servizi notarili più frequentemente richiesti ad un Ufficio consolare sono:
PROCURE
TESTAMENTO PUBBLICO
ATTI PUBBLICI
ATTIVITÀ DI AUTENTICAZIONE



1. PROCURE

- Che cos’è una procura?

La procura è un atto con il quale si dà la facoltà ad un’altra persona di agire in propria vece e rappresentanza ed a compiere gli atti necessari per raggiungere un determinato scopo (es. vendere, acquistare, amministrare, fare donazione, accettare donazione, costituire o sciogliere società, richiedere pubblicazioni di matrimonio, ecc.).


- In quali categorie si dividono le procure?

Le procure si dividono in due categorie:

procure generali: con questi atti l'interessato affida al rappresentante la gestione di tutti i suoi affari, sia presenti sia futuri. La procura generale è rilasciata a tempo indeterminato.

procure speciali: con questi atti l'interessato affida al rappresentante la gestione di una parte dei suoi affari. La procura speciale cessa di avere efficacia nel momento in cui l’incarico particolare per il quale è stata rilasciata si conclude.





- Dati e documenti necessari per conferire una procura.

PROCURA GENERALE: un documento di riconoscimento, il proprio codice fiscale, i dati anagrafici e la residenza della persona cui si intende conferire la procura generale. (N.B. Se il richiedente è coniugato, in regime di comunione dei beni, la procura deve essere sottoscritta da entrambi i coniugi).

PROCURA SPECIALE

PROCURA SPECIALE ALLE LITI: si conferisce al proprio avvocato di fiducia per essere rappresentati in giudizio in Italia. Per conferire tale procura occorre presentarsi di persona all’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento, il proprio codice fiscale, i dati anagrafici e la residenza della persona cui si intende conferire la procura speciale alle liti, l’indirizzo dello studio in cui esercita la professione e i dati di riferimento della causa (tribunale competente e tipo di causa).

PROCURA SPECIALE PER L’ACQUISTO O LA VENDITA DI IMMOBILI: per conferire tale procura occorre presentarsi di persona all’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento e il proprio codice fiscale; i dati anagrafici, la residenza, la professione e il codice fiscale della persona cui si intende conferire la procura; codice fiscale dell'interessato ed una dettagliata descrizione dei beni (eventualmente copia dell'estratto catastale)

PROCURA SPECIALE PER VENDITA DI AUTOVETTURE: per conferire tale procura, occorre presentarsi di persona all’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento e il proprio codice fiscale; i dati anagrafici, la residenza, la professione e il codice fiscale italiano del beneficiario della procura; libretto di proprietà dell'autovettura.

PROCURA SPECIALE A RISCUOTERE: per conferire tale procura occorre presentarsi di persona all’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento e il proprio numero di codice fiscale; i dati anagrafici, la residenza, il codice fiscale e la professione del beneficiario della procura ; numero, data di emissione e denominazione dell'Ufficio pagatore, se si tratta di vaglia postale o assegno bancario. (N.B. Nel caso di prelievo di somme da un conto corrente bancario o postale, occorre indicare il nome dell'Istituto bancario o dell'Ufficio postale, il numero del conto o del libretto di deposito e la somma che si intende far prelevare dal conto).

PROCURA SPECIALE PER ACCETTAZIONE DI EREDITA’: per conferire tale procura occorre presentarsi di persona all’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento e il proprio codice fiscale; i dati anagrafici, la residenza, la professione, il codice fiscale italiano della persona cui si intende conferire la procura; nome, cognome, luogo e data di nascita, luogo e data di morte del defunto.

PROCURA SPECIALE PER RINUNCIA A EREDITA’: per conferire tale procura occorre presentarsi di persona all’Ufficio Notarile in presenza di due testimoni con un documento di riconoscimento e il proprio codice fiscale; i dati anagrafici del procuratore; la residenza, la professione e il codice fiscale della persona cui si intende conferire la procura; i dati del defunto, comprensivi del luogo e data di nascita e di morte.

PROCURA SPECIALE PER ACCETTARE DONAZIONE: per conferire tale procura occorre presentarsi di persona all’Ufficio Notarile in presenza di due testimoni con un documento di riconoscimento e il proprio numero di codice fiscale; i dati anagrafici, la residenza, la professione e il codice fiscale italiano del mandatario; i dati anagrafici e la residenza della persona che dona; descrizione dettagliata dei beni oggetto della donazione.

PROCURA SPECIALE A DONARE: per conferire tale procura occorre presentarsi di persona all’Ufficio Notarile in presenza di due testimoni con un documento di riconoscimento e il proprio codice fiscale; i dati anagrafici, la residenza, la professione e il codice fiscale del procuratore speciale; la descrizione dettagliata dei beni (con dati catastali dell'immobile) oggetto della donazione; le generalità complete del beneficiario della donazione.

PROCURA SPECIALE PER PUBBLICAZIONI MATRIMONIALI: per conferire tale procura occorre che i futuri sposi si presentino di persona all’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento, il domicilio, la residenza, lo stato civile e la professione di entrambi; i dati anagrafici e la residenza dei due procuratori speciali.


- È possibile revocare una procura?

Sì, è possibile. Colui che ha rilasciato una procura può in qualsiasi momento revocarla, a meno che nell’atto non sia stato specificato che la procura è irrevocabile. La revoca, cioè l’annullamento, può riguardare sia una procura rilasciata nel Consolato della circoscrizione presso cui l’interessato è residente, sia rilasciata presso altri Consolati o presso un notaio italiano.
Per ottenere la revoca di una procura, l’interessato deve presentarsi all’Ufficio Notarile con una copia della procura che intende revocare o in sua mancanza, con tutti i dati essenziali della medesima (ad esempio : il Consolato o il Notaio che è intervenuto nell’atto, la data del rilascio, il numero di repertorio, i dati personali completi del procuratore).
L'interessato deve provvedere per proprio conto a trasmettere la revoca al procuratore revocato ed al notaio italiano presso il quale era depositata la procura revocata.


2. TESTAMENTO PUBBLICO

Tra le attività proprie dell'Ufficio notarile presso un Consolato rientra la redazione di alcuni atti concernenti le dichiarazioni di ultima volontà di soggetti che si trovino all'estero.
Il testamento pubblico è la dichiarazione orale di volontà del testatore resa ad un funzionario delegato alle funzioni notarili in presenza di due testimoni e redatta in forma scritta.
Nel testamento segreto invece le funzioni del Ufficio notarile si limitano al ricevimento formale dell'atto (il cui contenuto rimane segreto) ed al suo deposito nell'Ufficio.
Il testamento olografo, infine, non necessita della stesura da parte di un funzionario dell'Ufficio notarile e può essere depositato in ogni luogo e presso chiunque. Solitamente esso viene depositato presso l'Ufficio notarile al fine di evitare la possibilità di un suo smarrimento e per assicurarne l'immediata pubblicazione alla morte del testatore.


3. ATTI PUBBLICI

Si tratta di una tipologia di atti giuridici (come ad esempio l'atto di donazione) per i quali la legge prevede la forma dell'atto pubblico.

4. ATTIVITÀ DI AUTENTICAZIONE

L'attività di autenticazione è normalmente svolta da un pubblico funzionario dell’Ambasciata o Consolato ma può anche essere svolta da un funzionario delegato alle funzioni notarili. Trattasi in particolare di:
AUTENTICA DI FIRMA: consiste nell'attestazione da parte del pubblico funzionario della provenienza di un atto da parte del soggetto che lo ha firmato.
Per procedere all'autenticazione della firma, è necessario presentarsi personalmente presso l’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento, il proprio codice fiscale .
N.B. L’autentica di firma riguarda SOLO la firma stessa e NON il contenuto del documento.
AUTENTICA DI FOTOGRAFIA: a tal fine è necessario presentarsi personalmente presso l’Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento e tre fotografie uguali. 



 
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